. Source Selection

. اخذ پرفرما

. تنظیم قرارداد خرید

ثبت سفارش در وزارت بازرگانی و بانک

. حمل کالا

ترخیص کالا از گمرکات

. حمل کالا از گمرکات به انبار خرید

1-   مراحل و نحوه انتخاب منابع فروش کالا:

مرحله بررسی و جمع آوری اطلاعات درباره عرضه کنندگان کالا که از طرق زیر ممکن است:

. اینترنت

. روزنامه های تجاری

. راهنمای تلفن ( Yellow Page)

. نمایشگاهای مختلف

. بخش بازرگانی سفارتخانه ها

. شرکتهای وارداتی مشابه

. سوابق شرکت در خریدهای قبلی

. منابع داخلی ( راهنمای صنعت سنگین- وزارت صنایع و معادن)

2-   پیش فاکتور (  Proforma Invoice)

پرفرما، یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر میگردد و مندرجات پرفرما شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد و قیمت کل کالا، شرایط پرداخت ( (Terms of Payment و زمان تحویل کالا ( (Delivery Date، مدت اعتبار پرفرما(  (Validityو مبدا کالا ( Origin) است.

که این اطلاعات از طریق  Letter of Inquiry و یا فرم تقاضا برای قیمت ( (Request for quotationاز فروشندگان و به شرح ذیل خواسته می شود:

1. Unit price and total amount for each item

2. Origin of Material (Country of Origin)

3. Shipment

4. Validity

5. Date of Delivery (delivery date)

6. Shipping specification

7. Inspection

8. Terms of payment

 

  3. مفاد قرارداد خرید:

.موضوع قرارداد

. قیمت کالای مورد معامله یا مبلغ قرارداد

. شرایط و مدت تولید یا تهیه کالا

. شرایط پرداخت

. اعتراض ها

. بسته بندی

. مقصد کالا

. زمان حمل

. حکمیت و داوری و حل و فصل اختلافات

. نشانی طرفین قرارداد

. بازرسی

. تغییر وسیله حمل در طول راه

. حمل به دفعات

. مبداء

. فورس ماژور

ذکر تمام موارد در تمام قراردادها ضروری نمی باشد و انتخاب موارد مذکور در قراردادهای خرید بستگی به شرایط معامله دارد.

4- ثبت سفارش:

واردکنندگان کالای مختلف جهت اخذ مجوز قطعی و ثبت سفارش باید به وزارت بازرگانی مراجعه نمایند و پس از انجام مراحل ثبت سفارش در وزارت بازرگانی بانک گشایش کننده نسبت به گشایش اعتبار اقدام مینماید.

     5. حمل کالا:

حمل و بیمه کالا براساس شرایط تحویل کالا ( Incoterms ) به نسبت تعهدات خریدار و فروشنده بنابر تقاضای هر یک و توسط شرکتهای حمل و نقل بین المللی و شرکتهای بیمه انجام می گیرد.

 

  6. ترخیص کالا از گمرکات:

اقدامی که به وسیله آن گمرک به اشخاص ذینفع اجازه می دهد کالای موضوع ترخیص را در اختیار خود داشته باشند.

در ادامه مبانی خرید خارجی که به نظرم مفید هستند را مرور کنید.

تامین نیاز کالاهای وارداتی قسمتهای مختلف یک شرکت از جمله وظایف واحد بازرگانی خارجی است.این واحد در امر خرید کالا مراحل ذیل را طی می کند:

برسی منابع تامین کالا

واحدبازرگانی خارجی به منظور تامین کالای مورد نیاز شرکت یا کارخانه باید به جمع آوری اطلاعات درباره عرضه کنندگان کالا بپردازد.این اطلاعات را می توان از طریق اینترنت و سایت های گوناگون همچنین ازطریق مکاتبه با اتاق بازرگانی کشور مورد نظر و یا مکاتبه یا مراجعه با سفارتخانه کشور موردنظر جمع آوری نمود.

روشهای اخذ قیمت

مناقصه نامحدود،عمومی یا آزاد:در این روش خریدار مشخصات کالا یا پروژه موردنظر را در جراید و نشریه های داخلی و بین المللی درج و از تولیدکنندگان و فروشندگان کالای موردنظر دعوت به شرکت در مناقصه همراه با کلیه شرایط و پیشنهادات را می نماید.پس از پایان مهلت مقرر کلیه پاکتهای پیشنهادی در حضور افراد ذی صلاح باز شده و پس از بررسی پیشنهادات نسبت به اعلام برنده مناقصه اقدام می شود.

مناقصه محدود:در این روش خریدار مشخصات کالا یا پروژه موردنظر خود را به شرکتهایی که لیست آنها را از قبل تهیه کرده می فرستد و پس از دریافت پاکتهای واصله از طرف شرکتهای مذکور و در پایان مهلت مقرر،پیشنهادات در جلسه ای با حضور افراد ذی صلاح بررسی شده و نسبت به اعلام برنده مناقصه اقدام می شود.

مکاتبه و مذاکره مستقیم:در این روش خریدار با در اختیار داشتنمشخصات تولید کننده و یا فروشنده کالای موردنظر اقدام به مکاتبه و یا مذاکره با وی کرده و پس از اخذ قیمت و بررسی شرایط تولیدکنندگان و فروشندگان مختلف نسبت به خرید کالا از فروشنده ای که از شرایط مطلوبتری برخوردار است اقدام می نماید.

انواع تخفیف

تخفیف نقدی   Cash Discount

این نوع تخفیف اغلب از طرف فروشندگان و یا تولیدکنندگان مطرح می گردد و با توجه به سیاستها و خطی مشی های موجود در هر یک از کارخانجات و یا شرکتها متفاوت است.هدف اصلی تخفیف نقدی دریافت وجه کالای فروخته شده در کمترین زمان توسط فروشنده می باشد.

تخفیف مقداری   Quantity Discount

تخفیفی است که متناسب با حجم خرید کالا در نظر گرفته می شود و رابطه ای با نسبت ارزش خرید ندارد.فروشنده با ارائه این نوع تخفیف سعی بر این دارد تا به اهدافی از قبیل کاهش هزینه های بازاریابی(به دلیل کاهش دفعات فروش)و هزینه های تولیدی(به دلیل افزایش تولید که منجر به استفاده هرچه بیشتر از ظرفیتهای خالی کارخانه می شود) برسد.لازم به ذکر است که خریدار باید به سیاست و خط مشی انبار شرکت خود توجه داشته باشد زیرا خرید عمده باعث بالا رفتن هزینه نگهداری شده و همچنین زیان حاصل از ضایعات باعث بالا رفتن قیمت تمام شده کالا می شود.

تخفیف تجاری   Trade Discount

هرگاه میان یک تولیدکننده و خریدار که ممکن است توزیع کننده کالای مذکور باشد روابط تجاری خاصی وجود داشته باشد و تولید کننده بخواهد به منظور کمک به توزیع کننده ،تسهیلات فوق العاده ای منظور نماید تخفیف تجاری ارائه می نماید.از طرف دیگر از تخفیف تجاری زمانی استفاده می شود که تولیدکننده نتواند با همان هزینه های توزیع نسبت به توزیع کالا اقدام نماید،بنابراین جهت جلوگیری از هزینه های بیشتر و با دادن تخفیف تجاری از قدرت توزیع فروشندگان خود در مناطق مختلف استفاده می کند.

روشهای پرداخت بین المللی   International Mode Of Payment

۱. تجارت بر اساس حساب باز   Open Account Trade

در این روش با توجه به توافقات خریدار و فروشنده مبنی بر حمل کالا،وجه کالا از طرف خریدار در تاریخ معینی به حساب فروشنده واریز خواهد شد.بدین ترتیب که ممکن است خریدار پایان هر ماه و یا پس از مدت مشخصی از تاریخ هر حمل نسبت به پرداخت وجه به حساب فروشنده اقدام نماید و اسناد حمل،پس از حمل کالا مستقیماً از طرف فروشنده برای خریدار ارسال تا ایشان بتواند کالای مورد نظر را از گمرک ترخیص نماید.

۲. برات ساده   Clean Craft

با توجه به توافقات انجام شده بین خریدار و فروشنده ،فروشنده کالا را برای خریدار حمل کرده و اسناد حمل را نیز برای ایشان مستقیماً ارسال می نماید و همچنین براساس اسناد حمل،برات ساده ای را به عهده خریدار تنظیم و از طریق بانک خود و یا مستقیماً برای بانک خریدار جهت وصول ارسال می نماید تا خریدار براساس شرایط پرداخت برات (دیداری یا مدت دار) نسبت به واریز وجه برات اقدام نماید.نظر به اینکه اسناد حمل مستقیماًبرای خریدار ارسال می گردد و خریدار کالا را از گمرک ترخیص می نماید،بدیهی است پس از اعلام بانک خریدار در خصوص دریافت برات،خریدار نسبت به پرداخت وجه آن اقدام خواهد نمود.

۳. برات اسنادی   Documentary Collection

در این روش فروشنده پس از ارسال کالا به کشور خریدار،اسناد حمل را به همراه برات از طریق بانک خود برای بانک خریدار ارسال می نماید و بانک خریدار با توجه به دیداری یا مدت دار بودن برات،پس از اعلام قبولی برات از طرف خریدار و واریز وجه توسط ایشان اسناد را به خریدار تحویل خواهد داد.(در صورتی که شرط پرداخت بصورت مدت دار باشد بانک خریدار با دریافت وثیقه لازم  اسناد را به خریدار تحویل و خریدار باید در روز مقرر نسبت به پرداخت وجه اقدام و وثیقه خود را از بانک دریافت نماید.)

۴. پیش پرداخت   Advance Payment

در این روش پس از مذاکرات انجام شده مابین خریدار و فروشنده،خریدار قسمتی از وجه کالای موردنظر یا کل وجه کالا را قبل از حمل کالا(طبق طوافق)به حساب فروشنده واریز و سپس فروشنده اقدام به حمل کالا،تنظیم و ارسال اسناد به خریدار می نماید.

۵. اعتبار اسنادی   Documentary Letter Of Credit

در این روش پس از افتتاح اعتبار به نفع فروشنده،وجه کالا زمانی به فروشنده پرداخت خواهد شد که کالا به طرف مقصد حمل و فروشنده پس از تنظیم و تکمیل اسناد مورد نیاز و با توجه به شرایط مندرج در متن اعتبار اسنادی و ارائه آنها به بانک کارگزار خود،در صورت عدم مغایرت در اسناد حمل و دیداری بودن شرط پرداخت می تواند وجه مربوطه را از بانک خود دریافت نماید.

۶.  Money Gram / Western Union

پرداخت های الکترونیکی از طریق موسسات و یا صرافی های هماهنگ

با برداشتی از کتاب مدیریت خرید – به تالیف: ایرج زینال زاده