BI به‌معنای تعریف کردن «بافت» و Context برای داده‌هاست. فناوری «هوشمندی کسب و کار» مدیران و تصمیم‌گیرندگان را در تصمیم‌سازی یاری می‌دهد. از این‌روست که گاهی اوقات اصطلاح E-Decision نیز به‌کار می‌رود. BI طیف وسیعی از فناوری‌های کامپیوتری را دربر می‌گیرد. این طیف شامل نرم‌افزارهای کاربردی، مدل‌های کسب و کار و الگوهایی است که به انواع شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند، داده‌های پراکنده و بی‌قواره موجود را به اطلاعاتی کارگشا، قابل فهم، قابل تبادل (به اشتراک گذاشتن میان مدیران) و قابل ذخیره شدن برای تصمیم‌سازی‌های بعدی تبدیل کنند. به‌همین جهت BI را می‌توان تعبیر دیگری برای یک اصطلاح فنی و شناخته شده درIT به‌نام Data Mining (کند و کاو داده‌ها) دانست. در حالی که اصطلاح Data Mining به جنبه تکنیکی و به فنی فناوری مورد بحث اشاره می کند، BI به جنبه‌های مدیریتی، اقتصادی و کاربردی آن می‌پردازد و صد البته ابزارها و راه‌کارهای BI از جنس ابزارها و راهکارهایData Mining هستند. تفاوت اساسی میان این دو تعبیر این است که فناوری BI، معنا بخشیدن به داده‌ها و آسان نمودن تصمیم‌سازی را در قالب سایر راهکارهای کسب و کار الکترونیک هم‌چون CRM، ERP، SCMجستجو می‌کند در حالی که Data Mining زیربنای این بحث است و نگاهی کلی به مسأله جمع‌آوری، سازماندهی و تحلیل اطلاعات دارد.

عناصر راهکار Business Intelligence شامل:

– داده کاوی  Data Mining

-انبار داده Data Warehousing

– ( Online Analytical Processing (OLAP

– برنامه ریزی منابع انسانی (Enterprise Resources Planning (ERP

-مدیریت ارتباط با مشتری ((CRM Customer Relationship Management

الیزابت ویت در کتاب (Business Intelligence 2) سه مزیت و کاربرد اصلی این راهکار را چنین عنوان می‌کند:

1- تصمیم‌سازی بهتر و سریع‌تر در کسب و کار

2- تبدیل «داده‌ها» به «اطلاعات»

3- به‌کارگیری یک رهیافت منطقی در مدیریت

ویت خصیصه‌های BI را در به‌وجود آوردن یک رهیافت منطقی در جمع‌آوری، سازماندهی، مدیریت و تحلیل داده‌های مربوط به کسب و کار، به‌صورت زیر دسته‌بندی می‌کند:

– جستجو به‌دنبال حقایق قابل اندازه‌گیری و قابل تفکیک (Quantitative) درباره کسب و کار.

– استفاه از یک متدولوژی سیستماتیک برای تجزیه و تحلیل حقایق.

– طراحی و توسعه مدل‌هایی برای شرح دادن علل و آثار رابطه میان فعالیت‌های یک شرکت و تأثیرات این فعالیت‌ها بر محیط خود شرکت.

– جستجو برای یافتن روش‌های مختلف به منظور جمع‌آوری فیدبک (بازخورد) از همه کسانی که در چرخه کسب و کار دخیل یا ذینفع هستند (Stake holders).

– پذیرش این واقعیت که افراد کارمندان همیشه هم رفتار منطقی ندارند.

– متعهد شدن به تصمیم‌سازی‌ها و اقدام‌هایی که متکی بر این مشخصه‌ها و تحلیل‌هاست.

اما تصمیمات خوب به اطلاعات خوب و صحیح متکی است. سیستم‌های BI کار جمع‌آوری، دسته‌بندی و معنابخشی به داده‌ها را نیز انجام می‌دهند. سیستم‌های BI نوعاً متکی بر نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی (Database) و به عنوان ضمیمه‌ای بر آن‌ها تلقی می‌شوند. این سیستم‌ها دسترسی به حجم عظیمی از داده‌ها را فراهم می‌سازند اما این داده‌ها برخلاف آن‌چه که در بانک‌های اطلاعاتی معمولی وجود دارد، خام و پردازش نشده نیستند، بلکه متراکم، فیلتر شده و طبقه‌بندی شده هستند و شایستگی اطلاق واژه «اطلاعات» بر خود را دارند. به‌همین دلیل فرآیند تصمیم‌سازی براساس آن‌ها آسان‌تر و بامعناتر است. این سیستم‌ها قادرند به‌طور دینامیک (پویا) داده‌ها را در قالب‌ها و صورت‌های اطلاعاتی متفاوتی متراکم و یکپارچه کنند تا تحلیل‌گر بتواند معنای روشنی از آن‌ها استنباط کند. از این اطلاعات می‌توان با فرمت‌های مختلف اعم از جداول، نمودارها و چارت‌های متنوع، گزارش تهیه کرد و در روند تصمیم‌سازی مورد استفاده قرار داد.

اما BI چگونه به روند تصمیم‌سازی در یک شرکت یا سازمان کمک می‌کند؟ فلسفه اصلی پشت ایده «هوشمندی کسب و کار» این است که هر بنگاه اقتصادی باید دو دسته از حقایق را کاملاٌ روشن سازد. نخست این‌که رفتارها و فعالیت‌های سازمان (Activities) دقیقاً کدامند. دوم این‌که چه رابطه‌ای میان آن‌ها و اهداف و برنامه‌های سازمان (Objectives) وجود دارد و تاثیرات متقابل این دو کدامند. BI برای این که بتواند به مدل‌سازی بهینه‌ای از شرایط دو مؤلفه مذکور دست یابد، آن‌ها را در شرایط واقعی‌شان یعنی در ارتباط با مشتریان فرآیندهای درونی سازمان و فعالیت‌ شرکت‌ها و سازمان‌های همکار می‌سنجد و دسته‌بندی می‌کند.

هفت مسأله‌عمده که توسط راهکار BI هدف قرار گرفته‌اند:

1- سازمان نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس خود را تشخیص نمی‌دهد یا نمی‌شناسد.

2- سیگنال‌های ضعیف از فضا و محیط کسب‌ و کار دریافت نمی‌شود یا قابل تشخیص نیستند.

3- اطلاعات و داده‌هایی که از برخی منبابع بیرونی می‌رسند به‌گونه‌ای بهینه‌ای جمع‌آوری نشده‌اند.

4- اطلاعات و دانش پرسنل سازمان به‌صورت بهینه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

5- حجم اطلاعاتی که باید ذخیره، دسته‌بندی، پردازش و تحلیل شوند خیلی زیاد است.

6- ابزارها سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی ناکارآمد به‌نظر می‌رسند.

7- از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان درست استفاده نمی‌شود.

چرخه معماری هوشمند سازی کسب و کارها

چرخه معماری هوشمند سازی کسب و کارها شامل 6 مرحله می شود که عبارتند از :

مرحله اول : پویش و اکتشاف
در این مرحله موقعیت و شرایط شرکت ، چشم انداز ، نیازها و خواسته های مدیران و محیط درونی و بیرونی کسب و کار شناسایی می شود.

مرحله دوم : تجزیه و تحلیل اینترنتی کسب و  کار
در این مرحله کل کسب و کار و فرایندهای آن ، برای شناسایی و تعریف فرصت های افزایش سوددهی شرکت  تحلیل و بررسی می شوند. و مجموعه ای از راه حل ها و ابزارهایی که برای افزایش سرعت  و دقت فرایندها و بالابردن سود شرکت مناسب هستند شناسایی و پیشنهاد می شوند.

مرحله سوم : طراحی و ساخت
در این مرحله با استفاده از اطلاعات به دست آمده از مرحله قبل و همچنین نوع تکنولوژی ها و تکنیک های مورد نیاز ، بهترین راه حل ها از نظر هزینه و کیفیت ، انتخاب و ساختاری متشکل از بهترین راه حل ها برای کسب و کار طراحی و ساخته می شود.

مرحله چهارم : بکارگیری و اجرا (پیاده سازی)
در این مرحله ساختاری که در مرحله قبل طراحی گردیده است طی یک دوره آزمایشی کوتاه مدت پیاده سازی و مورد اجرا قرار می گیرد در طی این دوره تمام فرایندها با استفاده از ابزارها و روش های جدیدی که در مراحل قبل انتخاب گردیده اند انجام می شوند و کسب و کار شکل جدیدی را به خود گرفته و پرسنل و مدیریت با استفاده از ساختار جدید ، برنامه ها و فعالیت های کاری خود را انجام می دهند.

مرحله پنجم : تعیین میزان دستیابی به اهداف
در این مرحله فازهای پیاده شده در مراحل قبل و امور انجام گرفته در مرحله آزمایشی بررسی شده و میزان پیشرفت کارها و فعالیت ها از لحاظ سرعت ، دقت و کیفیت در مقایسه با دوره های قبلی کسب و کار اندازه گیری می شود.

مرحله ششم : مدیریت نتایج
در این مرحله نقاط ضعف و مشکلات مراحل قبلی شناسایی شده و فرصت های جدیدی با توجه به نتایج حاصل از تحلیل گزارش مرحله قبل ، کشف و معرفی می شوند و ساختار کسب و کار جهت دستیابی به مزایای جدید و اجرای بهتر مجدداً بازسازی و اصلاح می شود. 
پارامترهاي ساختن BI

1.تخصيص هزينه‌هاي بيشتر جهت تهيه و توسعه ابزارها براي سازمان

2.عدم امكان دريافت تجربيات استقرار متعدد

3.بی استفاده بودن بهترين تجارب در ابزارهاي ساخته شده

4.مشکلات يکپارچه سازی داده ها

5.هزينه‌هاي  توسعه بسيار زياد

پارامتر‌هاي خريد BI

1.تخصيص بودجه كمتر براي تهيه و توسعه محصول

2.امكان بالغ‌تر شدن محصول توسط فروشندگان با توجه به دريافت تجربيات استقرار در سازمان‌هاي مختلف

3.وجود بهترين تجارب در ابزارها

4.پياده سازی سريعتر و به صورت خط توليد

5.کاهش  هزينه‌های توسعه نسبت به صورت Customized

6.کم بودن ميزان interactivity ميان ابزارهاي مختلف و كاربران

7.کوتاهترشدن ”زمان اولين استفاده“ و ويژگيهائی همچون گزارشات self-service برای کاربران بدون نياز به گروه IT

8.سادگی يکپارچه سازی داده ها

9.جايگزينی گزارشات Static با گزارشات پارامتريک، ad-hoc  و reusable

10.طولانی شدن زمان deployment

تکنولوژی ها و تکنیک های مورد استفاده در هوشمند سازی کسب و کارها

1.تکنولوژی وب سایت های پویا و هوشمند

2.تکنولوژی سیستم تجارت الکترونیکی

3.سیستم مدیریت ارتباط با مشتری

4.تکنولوژی سیستم ایمیل هوشمند

5.نصب شبکه و کاهش سخت افزار

6.تکنولوژی کلیپ های فشرده نمایشی

7.تکنولوژی بازاریابی اینترنتی

چنان‌كه احتمالاً مي‌دانيد، در هر گروه و خانواده از راهكارهاي كسب و كار الكترونيك (e-business solutions) معمولاً گونه‌اي از تجربه و تحليل‌هاي آماريِ داده‌هاي مربوط به وضعيت كسب و كار وجود دارد. مثلاً در بحث «مديريت ارتباط با مشتريان» نوع خاصي از CRM به نام Analytical CRM مطرح مي‌شود و يا در بحث «مديريت زنجيره‌ فراهم‌كنندگان»، موضوع SCP يا «برنامه‌ريزي و طرح‌ريزي زنجيره فراهم‌كنندگان» تا حدود زيادي منوط به داشتن تحليل‌هاي آماري قابل اتكا از وضعيت شركت‌هاي همكار (فراهم‌كنندگان) است. در راه‌حل ERP نيز بخش قابل توجهي از اين راهكار، متكي به زير نظر گرفتن روند كسب و كار و چرخه امور درون سازمان و استخراج تحليل‌هاي آماري از اطلاعات جمع‌آوري شده است. BIيا «هوشمندي كسب و كار» رهاورد نسبتاً جديدي در عرصه كسب و كار الكترونيك است كه روي همين موضوع، يعني «تحليل داده‌هاي وضعيت كسب و كار» متمركز شده است.